Уважаемые читатели, после публикации статьи » Описание бизнес-процессов,» мы получили просьбы и пожелания в следующих статьях конкретизировать и подробно описать различные методики, нотации и форматы описания бизнес- процессов их содержания, структуры, преимущества и недостатки.
Поэтому данная статья будет первой статьей, где мы постараемся представить Вашему вниманию различные форматы описания бизнес-процессов, которые применяют успешные российские предприятия и компании.
Под описанием бизнес-процессов понимают наглядное представление рабочих процессов с самого начала до конечного результата. При этом, должна быть обязательная детализация действий по шагам и этапам, установление владельцев, участников бизнес-процессов, их потребителей, а также расчеты необходимых ресурсов. Итогом описания должно быть составление подробных инструкций, алгоритмов действий, стандартов и регламентов.
Бизнес-процессы, их виды, бывают разными – каждый со своей спецификой и особенностями. Поэтому требует вдумчивого, профессионального подхода и правильного выбора формата описания.
В этой статье мы рассмотрим текстовый формат описания бизнес-процессов.
Расскажем, как осуществляется текстовое описание бизнес-процесса, какие его цели, задачи, периоды, шаги. Установим отправную точку с чего надо начинать эту важную и одновременно сложную, для любого предприятия, компании или иной организации работу. Рассмотрим в какой последовательности ее организовать и по какому алгоритму необходимо действовать чтобы добиться желаемого результата.
Вашему вниманию представляется пошаговый алгоритм описания бизнес-процессов в текстовом формате, с которого начинали многие промышленные предприятий, компании свою работу по совершенствованию производственных и бизнес процессов и некоторые из которых, до сих пор успешно продолжают его применять.
Исходя из обобщенного опыта, мы предлагаем руководителям, владельцам, участникам бизнес-процессов, менеджерам и аналитикам следующий пошаговый алгоритм их действий.
Этот алгоритм представляет собой последовательность из 16-ти шагов.
https://yandex.ru/video/preview/9947035790761950439
Подготовительный этап
Первым делом определите цели описания. Затем создайте рабочую группу из владельцев и участников бизнес-процессов, а также из сотрудников, задействованных в бизнес-процессах, аналитиков и экспертов. В нее могут входить и сотрудники других подразделений. Начинаем с целей.
Начинаем с рассмотрения и определения целей. Цели могут быть следующими :
- Оптимизация рабочих процессов. Снижение стоимости, рациональное использование привлекаемых ресурсов.
- Их стандартизация;
- Определение слабых мест;
- Повышение эффективности бизнес-процессов;
- Высвобождение владельцев бизнес-процессов от рутинной операционной работы.
- Формирование и обучение рабочих групп, главной задачей которых будет организация и постоянного мониторинга бизнес-процессов во всех структурных подразделениях предприятия или кампании.
- Создание библиотеки знаний ( она должна быть доступна для всех) по методикам описания, анализа, мониторинга, разработки производственных стандартов, технологий совершенствованию бизнес-процессов и их внедрения.
Рабочая группа должна ясно понимать цели своей деятельности. Для этого, конкретизируйте и доведите до всех членов группы цели, совместно изучите действующую схему рассматриваемого бизнес-процесса, структуру и границы процесса что в него входит, а что нет. Четко определите обязанности, полномочия каждого из состава рабочей группы и поясните, какой итоговый результат ожидается.
Теперь давайте перейдем к непосредственному описанию бизнес-процесса в текстовом формате последовательно осуществляя 16 шагов :
- Сбор информации
Он осуществляется в процессе интервьюирования сотрудников, анализа документации и наблюдения за самим бизнес- процессом. Выявите особенности и сложности выполнения ими трудовых обязанностей, зафиксируйте новаторские предложения - Изучите инструкции, отчеты, применяемые алгоритмы и регламенты. Понаблюдайте за процессом, отслеживая все его шаги и этапы
- Выявление участников процесса. К ним относятся владельцы и участники бизнес-процессов, сотрудники, поставщики, партнеры, клиенты. Иными словами все, задействованные в реализации данного бизнес-процесса.
- Важно установить роль и обязанности каждого сотрудника в данном процессе. Собрать сведения о их квалификации, навыках, умениях и трудностях, возникающих при выполнении ими своих трудовых обязанностей.
- Определение основных этапов. Разбейте весь бизнес-процесс на этапы, а каждый из них на шаги с определением функций, задач участников и подробно распишите их действия.
- Установление последовательности шагов и этапов Выстройте четкий и подробный алгоритм реализации всего бизнес- процесса: с чего начинается, какой шаг следующий, какой заключительный.
- Определение необходимых ресурсов. Рассчитайте необходимые ресурсы для каждого шага и этапа — это информация, материалы, оборудование и т.д. Укажите, какие из них необходимы каждому участнику для выполнения своих обязанностей в зависимости от этапа и шага.
- Хронометраж процесса. Для каждого шага и этапа определите время, необходимое для его выполнения. Это делается путем непосредственного замера времени при наблюдении за процессом или посредством опроса его участников.
- Выявление сложностей. Выясните проблемы у самих участников. Их нужно зафиксировать, описать и детализировать по этапам и шагам.
- Стандартизация бизнес-процесса. Для каждого шага и этапа разработайте стандартные процедуры, описывающие поэтапный и пошаговый алгоритм действий каждого участника. Он закрепляется в инструкциях и регламентах. Делается все это с учетом ранее полученной информации.
- Тестирование на практике. Проверьте, как на практике работают составленные инструкции и регламенты, как с ними справляются сотрудники, насколько они удобны, логичны и функциональны. Тут важна обратная связь.
- Документирование описания. Разработанные ранее регламенты и инструкции оформляются в окончательном виде с учетом поправок, внесенных после тестирования. Они должны быть доступны для всех участников процесса.
- Мониторинг эффективности. Отслеживайте выполнение процесса по новым инструкциям и регламентам для понимания его эффективности и выявления проблем. Это делается посредством сбора данных о выполнении каждого шага и этапа.
- Анализ результатов мониторинга. По данным мониторинга сделайте выводы об эффективности процесса, его динамике, отметьте моменты, требующие улучшения.
- Коррекция процесса. Не все обновления приносят ожидаемый результат. Уже в процессе работы по новым инструкциям и регламентам может выявиться необходимость корректировок и появятся очередные обновления. Разрабатывайте их и обязательно внедряйте.
- Тестирование обновлений. Важно апробировать последние корректировки на практике. Затем проанализировать результаты, оценить и определить их необходимость эффективность. Далее продолжать совершенствовать бизнес- процессы.
Бизнес-процессы нужно постоянно совершенствовать, мониторить весь ход их осуществления и на основе этого, периодически повторять вышеописанный цикл, состоящий из 16 шагов.
Только тогда бизнес-процессы могут быть эффективными и актуальными, соответствовать потребностям компании, поддерживать и развивать способность конкурировать и обеспечивать увеличение прибыли предприятия или компании.
В заключении, следует еще раз отметить, что текстовый формат описания бизнес-процессов осуществляется с целью выявление слабых мест, глубокого понимания необходимости их оптимизации и возможностей для повышения эффективности. Оно помогает прогнозировать конечный результат и достигать его. А также облегчает внедрение изменений, адаптацию к ним сотрудников, позволяет разобраться в работе компании, выявить слабые места и устранить их.
Если понравилась статья. Поделитесь с друзьями в социальных сетях.
Оставьте комментарий, задайте вопросы. Нам очень важно Ваше мнение.
